В нашей стране успешно реализуется национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Цифровизация стала одним из ярких современных трендов и, конечно же, она не обошла стороной и трудовые отношения. Что происходит сегодня в этой сфере и чего нам стоит ждать в ближайшем будущем? Этот вопрос интересует как работников, так и руководителей организаций. Разобраться помогут специалисты регионального агентства по труду и занятости населения.

Рынок труда переживает глобальную трансформацию, отдельные виды профессий исчезают, другие — существенно изменяют своё содержание, а некоторые и вовсе заменяются роботами или компьютерными программами.

Одно из направлений цифровизации трудовых отношений — это введение цифровых технологий в кадровое делопроизводство, сокращение бумажного документооборота. Сегодня в России идёт активное развитие нормативно-правовой базы в этом направлении. Постепенно в практику вводятся новые возможности использования «цифры» в оформлении трудовых отношений.

Например, понятие «электронная трудовая книжка» уже прочно закрепилось в обиходе работников и работодателей, несмотря на то, что в нормативных правовых актах применяется другое понятие — «сведения о трудовой деятельности в электронном виде».

Соответствующие изменения в Трудовой кодекс РФ вступили в силу с 1 января 2020 года, и в течение года работники делали свой выбор — продолжить вести свою бумажную трудовую книжку или отказаться от неё.

Работодатели в свою очередь с этой даты начали передавать в электронном виде сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в Пенсионный фонд РФ по всем работникам. Для сдачи этой отчётности им необходимо было обеспечить такую техническую возможность — выбрать соответствующий программный продукт или воспользоваться электронными сервисами, предназначенными для ведения бухгалтерского и налогового учёта.

С начала 2021 года бумажные трудовые книжки на новых работников уже не оформляются. Постепенно бумажная трудовая книжка уйдёт в прошлое, окончательно уступив место своему электронному аналогу.

«Обкатка» на крупных предприятиях.

В некоторых организациях «продвинутые» работодатели уже начали переводить кадровые документы в электронный вид.

В 2020 году Минтруд России запустил эксперимент. Работодатель получил право вести всю кадровую документацию в электронном виде, а также применять любой вид электронной подписи, в том числе для дистанционных работников.

Участниками эксперимента Минтруда стали такие крупные российские компании как РЖД, МегаФон, СберБанк, Почта России, Пенсионный фонд, компания «Тензор» и др.

Итогом эксперимента стали очередные изменения в Трудовой Кодекс РФ — в конце 2021 года появилась новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Теперь работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Работодателю предоставили выбор — переходить на электронный документооборот или нет. Это можно делать поэтапно, например, начать с одного или двух документов, а после «обкатки», пополнять «электронный кадровый арсенал».

Необязательно охватывать этим новшеством сразу всех работников, да это пока и не удастся. Потому что Трудовой Кодекс требует под роспись уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот во взаимодействии с работодателем. Работник же в свою очередь может дать на это согласие, а может и отказаться — ведь многие привыкли к традиционному порядку работы и неохотно идут на изменения.

С 2022 года спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у новых работников, которые по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеют опыта работы, уже не требуется.

Электронной площадкой для ведения кадрового документооборота может стать на выбор работодателя цифровая платформа «Работа в России» (правила её функционирования утверждены постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867) или собственная информационная система, в том числе это может быть готовый электронный сервис, предоставленный компанией-оператором электронного документооборота.

Доступ к электронным документам, созданным и подписанным при помощи подсистемы «Электронный кадровый документооборот» цифровой платформы «Работа в России», может обеспечиваться в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг.

Порядок доступа работника к электронным документам, созданным с использованием цифровой платформы «Работа в России», через единый портал государственных и муниципальных услуг установит Правительство РФ.

При создании электронных документов работодатели будут обязаны применять единые требования к их составу и форматам. Такие требования, как ожидается, вскоре будут установлены на федеральном уровне. Согласно ТК РФ, требования к составу и форматам электронных документов будут применять с 1 марта 2023 года.

Правда, не все документыТК РФ разрешает вести в электронном формате. На бумаге остаются трудовые книжки (в случае их ведения на бланках), акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении, документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Электронный документооборот некоторые работодатели уже «обкатали» на «дистанционщиках». При этой форме труда впервые законодательство допустило возможность заключения трудового договора в электронной форме. После обновления главы 49.1 ТК РФ, стороны могут не дублировать электронный трудовой договор в бумажном варианте.

Существенная экономия.

Для подписания документов сторонам придётся использовать электронные цифровые подписи. Какой именно вид ЭЦП выбрать — зависит от информационной системы и самих документов. Например, усиленную квалифицированную ЭЦП можно применять во всех случаях, но для некоторых документов (например, для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании) она обязательна.

Расходы работника на получение электронной подписи и её использование несёт работодатель.

Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение затрат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно.

Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Легко направить документы не только в соседний офис, но и в любой город или регион, где осуществляет свою деятельность организация, будь то структурное подразделение, филиал или удалённое рабочее место специалиста. Соответственно, повышается эффективность работы организации. При этом пересылаемые по системе электронного документооборота компании данные защищены от несанкционированного доступа посторонних лиц. Важным плюсом является также то, что не нужно хранить объёмный бумажный архив.

Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие работники привыкли к традиционному порядку работы и могут долго противиться его изменению.

Несомненно, что в перспективе практически всем организациям придётся перейти на электронный документооборот, в том числе и в кадровом делопроизводстве. Бумага уйдёт в прошлое, это неизбежно. Законодательство в этой сфере развивается, появляются новые нормативные правовые акты. Работодателям, которые ещё не начинали этот процесс, сегодня необходимо делать первые шаги в этом направлении.

Читайте sakh.online