Подготовка и отправка документов партнеру может занять от одного до нескольких дней.
Документ сначала нужно сформировать в соответствующей программе, затем распечатать, подписать, поставить печати.
Необходимо приобрести конверты и отправить документы почтой. Почтой они могут идти от нескольких дней до двух недель (в зависимости от того, насколько удален адрес доставки); курьером — от 1 до 4 суток (если есть такая возможность у предприятия). Еще вариант — представителю компании лично потратить время на посещение офиса партнера.

Электронные документы

Для электронного документа всего этого не требуется. Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.

Фото: Филиал ПАО «ДЭК» «Сахалинэнергосбыт»

Подпись и возврат документов

Бумажные документы

Подписанные экземпляры нужно вернуть партнеру. Затраты времени на это — смотрите предыдущий пункт.

Электронные документы

Один клик, и адресат подписывает поступившие к нему документы электронной подписью и отправляет вам. В итоге и у вас, и у него — полный комплект подписанных юридически значимых документов.

Риск ошибки

Бумажные документы

Оформление документов может сопровождаться допущенными ошибками — пресловутый человеческий фактор.

Электронные документы

Сокращается количество технических ошибок, поскольку отчетность формируется в утвержденном формате с использованием средств выходного контроля, посредством которого проверяется правильность заполнения полей форм отчетности.

Сохранность документов

Бумажные документы

Бумажные документы легко могут быть потеряны при отправке почтой. Их восстановление − это снова трата времени.
По действующему законодательству необходимо хранить все документы за последние три года. В результате даже в небольших компаниях скапливается несколько шкафов макулатуры. Кроме того, сейчас появляются новые требования к отчетности, так что надзорные органы могут запросить и более ранние документы, а если их не окажется в наличии, применить санкции.

Электронные документы

При ведении ЭДО вам уже не придется беспокоиться о сохранности документов. Они хранятся в облачном сервисе бессрочно. И это абсолютно надежно при существующей системе защиты.
Электронные документы сами «лягут» в электронный архив СБИС, а бумажные загружайте в виде сканов (их принимает даже налоговая). СБИС напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Храните архив как удобно — в защищенном облаке СБИС или на вашем сервере, чтобы пользоваться в любое время без интернета.

Экономия денег

Бумажные документы

Если предприятие пользуется услугами бухгалтерии по найму, формирование одного документа на лист формата А4 будет стоить порядка 1,5 рублей (в зависимости от региона); пакета документов на 6 листах — 9 рублей.
Приобретение конвертов: один немаркированный конверт может стоить от 12 до 18 рублей; маркированный — от 33 до 69 рублей (в зависимости от региона). Плюс расходы на отправку документов почтой — от 40 до 70 рублей (в зависимости от региона и веса пакета документов).
Стоимость бумаги для принтера в настоящее время варьируется от 800 до 1000 рублей и более (в зависимости от количества листов бумаги в пачке).

Электронные документы

Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
Отправка — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.

Читайте sakh.online