Эффективный «пилотаж»

Продуктивность работы, пожалуй, самое важное качество любого сотрудника: будь вы простой исполнитель или большой начальник. Но время от времени каждый из нас жалуется на нехватку времени, необходимость отложить часть задач на потом. Как же правильно организовать работу, чтобы каждую ее минуту использовать эффективно?

Во-первых, не стоит ждать, когда появится достаточно времени, чтобы сосредоточиться и выполнить все как следует. И в этом нам поможет техника, которую условно можно назвать «бревна и опилки». На самом деле времени у нас достаточно, просто оно рваное: тут пять минут, там 10, здесь 12...

В течение дня нас отвлекают как минимум 5–10 раз — звонки, уведомления, встречи, вопросы коллег, которые и разбивают день на «опилки» времени. И правда в том, что больших двухчасовых временных «бревен» может и не случиться — сегодня это почти недоступная роскошь. Если мы научимся использовать «опилки», то продуктивность вырастет в разы.

Как же это сделать? Важно понимать, что и 5-10 минут порой достаточно, чтобы решить задачу и выбросить ее из головы. Если вы привыкли записывать дела в списки, а встречи в календарь, объедините все в простую модель — одно общее расписание. Внесите в него и рабочие, и личные дела, выделив время на каждое. Общее расписание поможет эффективно использовать окошки в течение дня — например, поздравить друга с днем рождения в перерыве между совещаниями.

Следующий шаг назовем просто — «уберите семечки». Если перед вами стоит ваза с семечками, вы будете их щелкать. А для нашего мозга их заменяют форумы, мессенджеры и соцсети. Пока они существуют, мозг будет их «есть». Запрещать себе это делать бесполезно. Лучше создать в расписании одну-две повторяющиеся задачи. Допустим, 15 минут на проверку соцсетей утром и после обеда. А чтобы время не вышло из-под контроля, установите таймер или надстройку для браузера, ограничивающую время на развлекательных сайтах, например StayFocusd.

Еще одна полезная техника, которая может повысить эффективность вашей работы, — «стерильная кабина». Этот термин взят из авиации: при взлете, посадке и во время сложных и опасных этапов в кабине можно разговаривать только о полете. Забронируйте и свое «стерильное время»: отключите уведомления в телефоне, поставьте на стол табличку «Занят» и предупредите коллег, что в этот период обращаться можно только по самым срочным вопросам.

Если же перед вами стоит количественная цель  — совершенные звонки, сделки, количество отчетов, — поможет прием «пройдено или осталось». До середины пути сосредоточьтесь на том, сколько вы прошли (написал четыре статьи из 10), а после середины — на том, сколько осталось (сделал четыре звонка из 20). Обратный отсчет мотивирует и добавляет сил. Зная, что конец близок, вы перестанете отвлекаться, сфокусируетесь на цели и быстрее ее достигнете.

Автор текста: министр государственной службы Сахалинской области Юлия Рокотянская

Ссылки на страницы министерства в соцсетях:

https://instagram.com/sakh_mingu?igshid=1knz8iylamlr3

https://www.facebook.com/sakh.mingu/

Адрес электронной почты министерства госслужбы Сахалинской области для направления резюме: vacancies@sakhalin.gov.ru