Официальный образец

Возможно, всему нашему обществу в обретении лучшего будущего поможет «Культура эффективности», которая сейчас воплощается в Сахалинской области на основе технологий управления. Одной из её важных составляющих является бережливое производство, сыгравшее важную роль в том, что регион в последние годы стал одним из лидеров в стране по качеству жизни и инвестиционной привлекательности. О том, как работает эта система, мы рассказываем сегодня на примере Государственного исторического архива Сахалинской области (ГИАСО).

Не за красивые глаза

Два года назад архив получил статус образцового учреждения на уровне региона. Решение о присвоении федерального звания было принято по результатам недавно проведённой проверки качества применения этой методики. Специалисты положительно оценили эффективность использования ресурсов, оптимизацию рабочих процессов, сокращение временных затрат и внедрение в работу принципов бережливого производства.

Экспертную комиссию возглавляла Анастасия Моисеенко, директор Государственного архива Камчатского края. В оценке участвовали также руководитель архива Хабаровского края, представители правительства Республики Саха (Якутия), островного региона и областной научной библиотеки. Среди них был и эксперт государственной корпорации «Росатом», занимающейся распространением бережливых технологий в масштабах всей страны.

Интересно, что вскоре после получения федерального статуса образцового учреждения архив стал победителем конкурса «Сахалинский маяк» в номинации «Лидер эффективности». А кроме того, второй год подряд признаётся самой эффективной организацией на Сахалинском областном конкурсе среди региональных учреждений сферы культуры и архивного дела «Лидер бережливости».

Бережливые люди

Архивисты не только сохраняют память о минувшем, но и идут в ногу со временем. Поэтому их успех закономерен. Этой работой они начали заниматься в 2021 году. Руководитель ГИАСО Владимир Балов признаётся, что начинать было трудно. В каждом отделе проанализировали все процессы с точки зрения трудозатрат и финансовых расходов, а затем стали искать наиболее оптимальные способы сокращения издержек. Первым проектом была оптимизация выдачи документов в читальный зал. На данный момент реализовано уже 16 проектов.

Об одном из них подробнее рассказал начальник организационно-методического отдела ГИАСО Ярослав Габриков:

— Нам удалось в полтора раза ускорить процесс реставрации архивных документов. Соответственно, возрос и объём того, что мы смогли восстановить. Для этого закупили новое недорогое, но эффективное оборудование: сушильные шкафы, которые позволяют вместо 15 листов одновременно загружать 70. А также используем специальные клейкие ленты. Раньше варили бумажный клей, — поделился начальник отдела.

С помощью внедрённых электронных заявок и автоматизированной обработки стало проще записаться на мероприятия архива. Одно из них — день открытых дверей — пройдёт в середине ноября. Вы сможете побывать в хранилище, посмотреть выставку особо ценных и редких документов. А также поучаствовать в викторине о родном крае. Победителей ждут призы.

Своя фабрика

Здесь не собираются «сдавать в архив» свои наработки, а делятся опытом со всеми желающими. Выступают на встречах с профессиональным сообществом, публикуют статьи в прессе и специализированных изданиях. В архиве действует фабрика процессов — это учебная площадка, где в игровой форме узнают, как с помощью бережливого производства сделать свою работу быстрее. Помимо собственных сотрудников такое обучение прошли полсотни человек из нескольких организаций.

— Пройдя через фабрику процессов и проектные рабочие группы, сотрудники поняли, что собой представляет данная технология, как выявлять проблемы и искать их решения, — отметил Ярослав Габриков. — А ещё подобные знания помогают создать хорошую атмосферу в коллективе и получить удовольствие от слаженной командной работы.

Постепенно архивисты вошли во вкус. Начали активно предлагать рационализаторские решения. Одна из сотрудниц архива придумала изготавливать спинки обложек дел с использованием обрезков материала. В год экономия составляет семь тысяч рублей. Казалось бы, ерунда, но, как говорится, курочка по зёрнышку клюёт. А кроме того, это рачительное отношение к своей организации и природе. За рацпредложения и участие в проектах предусмотрено материальное вознаграждение и моральное поощрение: награды и участие в конкурсах.

Владимир Балов рассказывает, что постепенно начал смотреть на все процессы, которые происходят у него в жизни, с точки зрения экономии времени и ресурсов. Ему даже как-то захотелось оптимизировать хаотичную работу продавцов, которую он наблюдал в одном из магазинов.

Полезные планы

До конца этого года сотрудники архива планируют защитить ещё один проект, который должен сократить срок предоставления архивной информации по запросам, связанным с социальной защитой граждан, с 30 до 24 дней.

Национальный проект «Производительность труда», в рамках которого идёт работа по внедрению бережливых технологий, предусматривает системные меры поддержки предприятий — льготное финансирование, налоговые преференции, снижение административных барьеров, повышение квалификации сотрудников. А также адресную поддержку экспертов Федерального и Региональных центров компетенций (РЦК) на производственных площадках. Сотрудники исторического архива регулярно проходят обучение на их площадках, а работа учреждения по применению бережливых технологий лично курируется руководителем РЦК в сфере производительности труда Сахалинской области Еленой Часниковой.

Губернатор Валерий Лимаренко в свою очередь отметил, что бережливые технологии не являются универсальным средством решения всех проблем, но они позволяют оптимизировать каждый процесс и создать эффективный стандарт работы.