Департаменты Южно-Сахалинска представили проекты с принципами бережливых технологий

В Южно-Сахалинске прошло заседание проектного офиса под руководством вице-мэра Вячеслава Кожухова, где городские департаменты представили результаты реализации нескольких проектов оптимизации. На данный момент они уже приносят пользу администрации и жителям города. Подробности сообщили в мэрии Южно-Сахалинска.

Департамент социальной политики подготовил проект, который оптимизирует работу с обращениями семей участников СВО. По словам начальника отдела Павла Детинченко, задача проекта — наладить четкое межведомственное взаимодействие для быстрого решения вопросов и системной поддержки семей участников специальной военной операции. Так, в департаменте создали «Карточку семьи», которая комплексно оценивает ситуацию первичного обращения, единую электронную базу данных для мониторинга и контроля в реальном времени исполнения каждого поручения, а также решения по ключевым категориям проблем, включая медицину, образование и ЖКХ.

«В результате специалисты не только быстрее решают заявленные проблемы, но и могут выявить скрытые запросы, оказывая более адресную помощь. Система также позволила наладить аналитику для оценки общей ситуации и планирования мер поддержки», — дополнил Детинченко.

Департамент кадровой политики представил проект по оптимизации внесения типовых изменений в кадровые документы. Так, с помощью бережливых технологий получилось снизить количество технических ошибок с 20% до 1%. На данный момент данные выгружают из программы 1С, а сами документы формируются автоматически. Кроме того, время на подготовку документов также сократили с 15 до 3 рабочих дней, а вместо шестерых специалистов, которые задействованы в процессе, с задачей теперь работает один человек.

Департамент городского хозяйства оптимизировал процесс собраний собственников МКД. Работу улучшили за счет нескольких нововведений, включая прямой доступ для сотрудников к данным Росреестра через ЭЦП для получения актуального списка собственников, регламент взаимодействия с отделами департамента для экономии времени и ресурсов для доставки уведомлений, а также создание шаблонов протоколов и «умных таблиц», которые автоматически рассчитывают кворумы и итоги голосования, — так свели к минимуму технические ошибки.

Департамент образования представил проект по цифровизации согласования документов детских учреждений, которая упростила процедуры внесения изменений в уставы школ и детских садов.

По словам начальника отдела правового, кадрового и документационного обеспечения Екатерины Новиковой, ранее такой процесс потребовал бы личного визита представителя школы или детского сада, бумажного документооборота и занял бы в среднем 82 календарных дня.

«Внедрение системы электронного документооборота, интеграция с системами налоговых органов и департаментов по управлению муниципальным имуществом позволило сократить срок согласования в два раза — до 40 календарных дней. За счет исключения транспортных и организационных издержек снизились финансовые расходы образовательных учреждений на 61%. Также минимизировали трудозатраты сотрудников и исключили ошибки „ручного“ заполнения», — дополнила Новикова.

В результате все проекты продемонстрировали бережливые технологии как эффективный инструмент, экономящий время и ресурсы, а также делающий работу администрации более понятной и комфортной для местных жителей.

Напомним, что работу по внедрению бережливых технологий в Южно-Сахалинске ведут при взаимодействии с министерством островного региона по эффективному управлению регионом.

Ранее Sakh.online сообщал, что вице-мэр Южно-Сахалинска рассказал о 29 проектах трансформации и 250 инициативах по бережливым технологиям в Подмосковье. Там провели форум «Большие решения малой Родины».